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2014.05.04

3655-140424 ScanSnapでスキャンしてあった航空券の半券をEvernoteから提出

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名古屋大学日本法教育研究センターからの依頼でハノイに出張した際、帰国後、その航空券半券はセンターに郵送済み。

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ところが、成蹊大学の事務からも「航空券半券のコピーを提出せよ」との連絡が届きました。成蹊大学の予算を使った出張ではなくても出張したからには徴憑書類の提出が必要とのこと。さてどうしましょう。

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そういえば、名古屋大学に郵送する前に、半券をスキャンしたはず。ということは自動的にEvernoteに入っているはず。

Evernoteを「hanoi」で検索すると、ありました。そのノートの「共有リンク」をコピーして、成蹊大学の事務に送付。無事に提出できました。

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ちなみにEvernoteを「ハノイ」で検索すると、この出張前に成蹊大学に提出した海外出張願が出てきました。その書類には手書きで「ハノイ」と書かれています。Evernoteは手書きの文字もちゃんと見つけてくれます。

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何でもスキャンしておくといいことありますね。

デスクにScanSnapを常設していると、紙を手にした瞬間にその手でスキャンするのが習慣になります。手間ゼロ。ScanSnapに紙を置いてスキャンボタンを1回押すだけ。1枚約2秒でスキャンされます。

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書類を保存するために紙のコピーを作っていたのは20世紀の事務。

  • 紙の無駄
  • 時間の無駄
  • 保存スペースの無駄
  • 探し出すのに時間がかかる。
  • 過去の資料の山を会議室まで持っていくことはできない。
  • 古い資料を整理、選別、廃棄といった作業が必要。
  • 廃棄業者に料金を支払う。
  • 廃棄するために紙を運搬する、燃やす。。。

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21世紀はスキャン。

  • 紙不要。
  • 時間不要。
  • 保存スペース不要。
  • 検索一瞬。
  • 再利用簡単。
  • 送付簡単。
  • すべての資料を会議室で扱える。
  • 整理不要。
  • 古い資料の選別不要、廃棄不要。
  • 廃棄料不要。
  • 運搬不要。

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