shiology

学内で提出する様々な書類。

書式がWebで提供されているものと紙で届くものがあります。依然として後者が多い。shioはその作成と提出の手順を可能な限りデジタル化しています。だいたい3通りありますので、まとめておきましょう。

A. 紙の状態で記入する場合。

1. 紙で届いた書類に万年筆で記入。押印する場合は、押印して朱肉が乾くのを待つ。
2. ScanSnapでスキャン。紙は廃棄。
3. スキャンされたPDFが自動的にEvernoteに送られているので、Evernoteで開き、共有リンクをコピー。
4. Evernoteでコピーした共有リンクを、提出先の事務スタッフにメッセージ、メイルまたはクラウドサービスで送信。

B. デジタルで記載する場合。

1. 紙で届いた書式をそのままScanSnapでスキャン。押印が必要なものはスキャンする前に押印し、朱肉が乾いてからスキャン。紙は廃棄。
2. 自動的にEvernoteに送られているので、iPadで開き、Note Anytimeに送る。
3. Note AnytimeとSu-Penで、必要事項を手書きで記載。
4. 完成したらPDFをEvernoteに送り、共有リンクをコピー。
5. Evernoteでコピーした共有リンクを、提出先の事務スタッフにメッセージ、メイルまたはクラウドサービスで送信。

C. 書式が事務部署のWebサイトにMicrosoft Word形式で公開されている場合。

1. WordやExcelで作成された書式をダウンロードしてMacでPDFにし、Evernoteに送る。（本来、書式はPDFで配布すべき）

2. iPadのEvernoteでそのPDFを開き、Note Anytimeに送る。

3. Note AnytimeとSu-Penで、必要事項を記載。

4. 完成したらPDFをEvernoteに送り、共有リンクをコピー。
5. Evernoteでコピーした共有リンクを、提出先の事務スタッフにメッセージ、メイルまたはクラウドサービスで送信。

こうしてデジタルで提出するようになると、書類の提出だけのために事務部署まで足を運ぶ必要がなくなります。紙で提出しようとすると、事務部署が開いていない時間に書類を作成して「明日提出しよう」と思っていてそのまま放置してしまう、という失敗をしてしまいますが、デジタルなら夜中でも出張中でも提出可能。

ScanSnap、Note Anytime on iPad、Evernoteがデジタル書類の三種の神器です。

もしEvernote Businessを大学で導入していただければベストだと思います。