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日経BPのIT Proに、「「エクセル方眼紙」の何が悪い？」という記事が掲載されました。

• 「エクセル方眼紙」の何が悪い?→ http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/Watcher/20140321/545102/

「エクセル方眼紙」自体は何も悪くないと思います。書類の作成にどんなアプリを使おうと作成者の自由です。例えば、Excelで絵画を描くのも自由。

• Excelで描く！定年後に花開いた画家 堀内辰男の才能→ http://myvaio.sony.jp/sonyselect/special/140220/

悪いのは、ExcelやWordといったアプリで作成した書類をそのまま送信すること。

アプリで作成中の書類はあくまでも「下書き」ですから、その書類が完成したら相手に渡す前に、ちゃんと内容を固定することが必要です。

その最も一般的な方法は2つ。

1. PDFにする
2. 紙に印刷する。

上記の画家も、Excelで描いた後、紙に印刷して内容を固定してから公開しています。

これ、事務仕事の基本でしょう。改変可能な状態の書類を人様に渡すべきではありません。鉛筆書きの手書き書類を提出しないのと同じことです。

改変可能ということは未完成でもありますから、共同編集などの場合を除き未完成なものを他人に渡すのもおかしい。悪意のある人が改ざんして悪用するリスクもあります。

PDFとは「Portable Document Format」の略。国際標準化機構（ISO）が2008年7月に承認した国際規格です。Macでは、どんなアプリのどんな書類でも原則として「ファイル」メニューにある「印刷」や「プリント」からPDFにできます。PDF化するための特殊なソフトなどは不要です。PDFにするのは、デジタルな印刷、という考え方です。

学生のみなさんは、社会に出る前に、こういった基本的なリテラシーを身に付けてくださいね。

ちょうど先日、shioのところにも某所から「エクセル方眼紙」で作成されたExcelファイルが届きました。MacのExcelで開いてPDFにし、それをDropboxに置いてiPad AirのNote Anytimeで開き、Su-Penを使って手書きで記入したうえ、PDFでメイルに添付して返信、提出いたしました。