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2014.01.28

3564-140126 電子メールは即アーカイブします

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メイルは即「アーカイブ」。2006年以降、shioのメイル・マネジメントの基本です。メイルの扱い方が話題になっていたので、shioの方法を記しておきます。

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電子メイルが連絡手段のメインでなくなって久しい。Mac/iPhone/iPadの「メッセージ(iMessage)」、ChatWork、Facebookのメッセージが現在の三大連絡手段。大学の業務とか編集者とのやり取りはサイボウズLive。

メイルに使う時間はどんどん減っています。メイルには重要な連絡が少なく、ほとんどは広告的なものばかり。スパムは一切受信していないけど、日経新聞の記事リストとか、各社からのプレスリリースとか、新製品やキャンペインの案内とか。

その中に、大学の事務関係の連絡や普段は連絡を取らない相手からのメイルが含まれている。数は少ないけど、重要度は高い。

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長年、メイルのマネジメントとして「アーカイブ」を使ってきました。shiologyを見ると、2006年から、「アーカイブ」を中心にメイルを扱ってきています。現在は、Mac標準の「Mail」とiPhone/iPadの「メール」で同期されている個々のメイルをすべて「アーカイブ」によって片付けています。

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アーカイブしてしまえば、各メイルは受信箱から消えます。削除しているのではなくて、「アーカイブ」という名のメイルボックスに移動しているだけ。だから、アーカイブしたメイルに返信した新たなメイルが届いたら自動的にスレッドとして表示してくれます。なので躊躇なくアーカイブします。

  • 上記のように企業から来るメイルはほとんど読まずに(というかタイトルだけ見て)アーカイブ。
  • 業務に関わるメイルは、自分が返信したらアーカイブ。
  • あとは、自分がアクションする必要のあるものだけが受信箱に残ります。それをタスクリスト的に使い、自分がやり終えたらアーカイブ。

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メイルをアーカイブするのは簡単です。まずMacの場合。

  1. メイルを選択。
  2. command+control+A。

これだけ。だから次々アーカイブしてしまう。さよなら、メイルたち。

ツールバーをカスタマイズして「アーカイブ」ボタンも表示していますが、ほとんど使う機会はありません。上記、キーボードショートカットが便利だから。

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iPhone/iPadの場合

  1. 「メール」のリスト画面の右上にある「編集」をタップ
  2. アーカイブしたいメイルを次々とタップして選択していく。
  3. 画面下の「移動」をタップ。
  4. 「アーカイブ」をタップ。

以上です。iPhone/iPadの場合、個々のメイルを左にスワイプして、「その他」をタップし、「メッセージを移動…」から「アーカイブ」を選ぶこともできます。本当は削除と同様の簡単な操作(たとえば右にスワイプするとか)でアーカイブできたらいいのに、と思いますが、まぁよし。

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メイルを扱う時間は非常に少なくて済む。そもそもメイルアプリを見る頻度が極端に下がっており、業務や生活の中でメイルの重要性が低くなっているのです。ネットワーク上を流れる間に誰からでも読まれてしまうメイルという仕組みが連絡のメインだった時代は終焉を迎えています。

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