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2013.10.25

3263-131017 文書の共同作成環境

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2010年5月にプレミアムアカウントに登録して以来、日々の生活に不可欠となっているEvernote

自分の書類を作成したり資料を収集するのに使う他、ScanSnapでスキャンした書類も原則としてEvernoteに自動的に入るように設定。また複数のメンバーで書類をシェアしたり共同で作成するにも適している。現在shio的に最も有力な知的生産ツールです。

このblog記事をはじめとして、ほとんどの原稿はEvernoteで書いています。Evernoteで書いていれば、Mac/iPhone/iPadで常時同期されているから、どの端末が手元にあっても続きを書けられるし、過去の原稿を参照できる。ベストな環境です。

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書類の共同編集は、すべてのビジネスで有益。従来は、誰かが書類を作成してからそれをメイルで複数の人に送り(あるいは印刷して配布し)、他のメンバーからいろいろと注文を受けてまたそれを反映した書類を作成し直して配布し……という工程を繰り返していました。従来は、というか、いまでもそれをやっている職場は多い。大学の事務部署しかり。

ITを使えば、複数のメンバーで同時にひとつの書類を作成、編集、閲覧しながら完成させることができます。スピード感が全く異なります。

例えばshioゼミの学生たち。夏合宿で行ったディベイトでは、各班の立論をGoogle Driveで作成していましたし、反駁で主張べき内容は現場でシェアしていました。また現在、「shioゼミ判例十選」という判例集を全員で作成するにあたり、各学生が個々に選んだ判例について評釈を書く過程を、すべてGoogle Driveでシェアし、コメントし合って共同編集しています。

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同様のことは業務でも可能。たとえば会議の資料の共有は簡単だし、議事録はその場で共有して書いていけば、会議が終わったときには議事録も完成。それが簡単にできる時代なのに、旧態依然とした業務の形態を続けているのはもったいない。

会議のIT化と言えば「co-meeting」がすばらしい。超リアルタイムでオンライン会議を進行するとともに、画面の右側で文書を共同執筆できます。他人が書くコメントが1文字ごとにずらっと表示されていく様は、同様のサービスの中でもライブ感、臨場感が最も高い。

そして文書の共同執筆環境としては「Quip」。洗練された画面が美しい。まだ本格的に使っていませんので効果のほどは未知数。ですが、可能性を感じます。Chromeだと明朝体、Safariだとゴシック体で表示されるのが面白い。shioは明朝体の方が好きなので、Chromeで使っています。

そしてShare Anytime。iPad/iPad miniで利用可能な共同手書き環境。週7コマ、shioのすべての講義で利用しています。最高。

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ひとことで「文書の共同作成環境」といっても、個々のサービスそれぞれキャラクターが全く異なる。適材適所。作業の目的にしたがって最適な環境を使い分けます。開発してくださっている方々に感謝しながら。

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