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2012.06.05

2755-120528 完成したファイルはPDFに

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会議や委員会の事前資料として、WordやExcelのファイルが大量に添付されたメイルを受け取ることがあります。
無粋です。

「完成」したファイルを人に送るならPDFにして内容を固定すべき。
そして複数の書類は1ファイルにまとめるべき。

Word、Excel、PowerPointなどのファイルは、まだこれから編集が続く「未完成品」です。共同して編集する人同士ならいいですが、他人に見せるものではありません。それを正式書類として他人に送るのは、裸で人前に出るくらい恥ずべきことだと思います。

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従来からの紙の書類であれば、他人に渡す段階で内容は自ずと「固定」されています。
それはデジタルな書類だって同じはず。
他人に渡す前に、内容を「固定」すべきです。
そうでなければ、いくらでも改ざんが可能になってしまいます。

デジタルな書類の内容を「固定」するための一般的なフォーマットがPDFです。
「印刷」に相当するデジタルな固定方法が「PDF化」なのです。
完成した書類を他人に渡すなら、PDFにすべきだと思います。

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ついでに。
会議に出席してみると、事前資料としてすでに配布された書類が、紙に印刷されて再度配布されることも多い。
大いなる無駄。
デジタルに配布されたものは、デジタルで閲覧すればいい。

shioは、そういった紙の資料は、その場で主催者に返却しています。
でも、よりによって両面印刷されていると、メモ用紙にすら再利用できず、本当に無駄ですね。
悲しくなります。
紙飛行機でも折りましょうか。。。

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