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2007.03.06

848-070301 メールをスローライフ化

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すべてRicoh GR Digital

メールの量が多い。
食事からもどってMacを開くと40通来ていたり。それを見始めると、時間がかかるばかり。加えて、何をしていてもメールが次々と舞い込む。なんとかしたいと常々思いつつ、メールが来るとついつい見てしまう。コミュニケーションを大切にしたいからすぐに返事を書かなきゃならない気がして、できるだけすぐ書く。でも逆にきちんと返事を書きたいと思えば思う程、他の作業中だと返事を後回しにする。そうすると後回しにしっぱなしになったりする……。

結局、何かをしている途中にメールを見るから、作業は中断ばかりだしメールを書く作業も副次的作業になってしまう。これは本意ではない。shioよりもっともっとメールの量が多い人は世の中たくさんいらっしゃるのだろうけど、どのようにしているのだろう。ともかく、この悪循環を好転させるために、どうにかしなきゃ……。

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まずやったことは、メールが着信したときに鳴る音を切りました。
効果あり。メールで思考が中断されることがなくなります。「メールを見る時間」を作って、そのときだけメールを見ればいい。以前は、メールソフト(アップルの“Mail” )を終了することによってメールに煩わされない環境を作っていたけれど、それだとメールを見ようとしたときに“Mail” を立ち上げる必要がある。でも、見るときはパッと見たい。ずっと立ち上がっていてメールの取得だけは密かに行っていてくれる方がありがたい。なので、着信音をサイレントに。こんな簡単なこと、なんで今まで気付かなかったんだろう。ついでにiChatやSkypeでも、誰かがログインしたときに鳴る音をoffにしました。

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メールの見方も変えました。
以前、「721-060809 メールの扱い方」
http://shiology.com/shiology/2006/08/721060809__ac58.html
で書いた方法を半年くらい続けてきました。メールボックスがスッキリ片付くのは気持ちいい。けれども、読んだメールをアーカイブするためにいちいち別のフォルダに移動するのはやっぱり手間。どうにかして、フォルダ移動をせずに、メールボックスがスッキリ片付く方法はないものかしら……。

その点、Gmailの「アーカイブ」ボタンは秀逸。そのうえ、アーカイブした後でも、フォルダに分類してしまったわけではないので、新規に受信したメールのスレッドはちゃんと表示される。どうにかして、このGmailの便利さを“Mail” で実現できないものか。

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なお、上記の「721-060809 メールの扱い方」では、アーカイブするためにメールをDrag&Dropすると書いていますが、“Mail” のキーボードショートカットで、「コマンド+option+T」を使う方法もあります。でもこれは「直前にした移動を繰り返す」というショートカットキーなので、ひとつ前の操作が迷惑メールフォルダへのDrag&Dropだった場合、このキーを押すとそのメールも迷惑メールフォルダに入ってしまいます。必要なメールなのに意図せず迷惑メールに分類されてしまうのは困る。なので、Drag&Dropせざるを得ないのです。

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まず、未読メールのみを表示するスマートメールボックスを作りました。
名称は「New」。これで、新規に受信したメールのみが表示されるようになる。これでOKと思いきや、そう問屋が卸しませんでした。確かに未読メールのみが表示されるのですが、そこに表示されたメールを読んで既読になっても、その時点ではそこから消えません。いったん別のフォルダを表示して、また「New」を選択すると消えていますが、それは手間。

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そこで、未読メールのみを表示するスマートメールボックスをもうひとつ作りました。
名称は「new」。こうすれば、「New」の中にあるメールを読んだあと「new」をクリックするだけで、メールは消えてスッキリ。Gmailで「アーカイブ」をするより、さらに簡単。これはいい。

新着メールをざっと見て「New」または「new」をクリックするだけで、アーカイブに相当するような作業はできるようになりました。しかし、それだけだと返信が必要なものとそうでないものの区別が付かなくなります。メールをチェックするたびに返信まですることを避けるためにこのような仕組みを作っているわけですから、ざっと見た時点で返信の要否を分けるところまでやって、そのあと実際にメールの返信を書くのは後回しにしたい。

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そこでFlag。
準備はフラグの付いたメールだけを表示するスマートメールフォルダ(名称は「flag」)を作るだけ。新規に受信した未読メールをスペースバーを押しながらざーっと見つつ、返信が必要だと思ったら「command+shift+L」でフラグを立てます。

いままで"Mail"を見るたびに返信が必要なメールが目に入って、「返信しなきゃ……」と負担に感じていたけれど、これで主体的に「メールを書く時間」をとって、そのときに「Flag」フォルダをクリックすれば、返信が必要なメールが一覧表示される、ということになりました。

そしてもうひとつ、「recent」というスマートメールフォルダを作りました。
最近1ヶ月分のメールだけが表示されるフォルダ。その表示をスレッド表示にし、フラグの付いているものが上に来るように表示すれば、フラグの付いているメールの最近のやり取りがすぐに見えます。Gmail的に使えます。

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これで「そのときに見たいもの」だけ表示されるようになりました。
実は最近しばらくこれでやっております。
メールボックスが(見かけ上)空なので、スッキリ。
メールの着信音が気にならなくなったので、さっぱり。

メールもスローライフで。
Leopardでもっとスマートになることを期待しています。

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