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2006.08.11

721-060809 メールの扱い方

R1009928.JPG
リコー・GR Digital

さてWWDCで披露されたLeopardの新機能10ポイント。
(1) 64bit Application
(2) Time Machine
(3) Complete Package
(4) Spaces
(5) Spotlight
(6) Core Animation
(7) Universal Access
(8) Mail
(9) Dashboard
(10) iChat

そのうち(2)TimeMachineに関して気になるのは、検索。つまり、⑸Spotlightは、過去のファイルまでさかのぼって検索してくれるのかということ。過去のファイルや過去に扱った情報、つまりそのMacで一度でもメモリに展開した情報はすべて、Spotlightの検索対象になるのかしら。たとえばSafari(ブラウザ)で一回表示したものも、すべてさかのぼって検索して表示することができるようになるのかしら。もしそうなったら、ブラウザで見たニュースとかを、自分のところにコピーしてアーカイブする必要がなくなる。すべての「キャッシュ」が「一時的蓄積」から「恒久的蓄積」へと変化する。「確か半年くらい前に、○○に関する記事を読んだ気がするけど……」という場合も、Spotlightが探し出して表示してくれる。こんなTimeMachineとSpotlightの合わせワザを期待してます。Front RowがBonjour対応することで格段に魅力的になったように、技術の組み合わせでもたらされるシナジー効果が、技術の面白さです。

TimeMachineはファイルの差分を保存しているとのことだから、理論的には可能なはず。月曜日のKeynote Speechでは、各々の10ポイントは別個のものとして紹介さていたけれど、OSとしてはそれぞれの機能がインテグレートされて、相乗効果をもたらす。それこそ本当の意味の(3) Complete Packageだと思います。なにはともあれ、来年のLeopardが楽しみです。

なお、WWDCの模様はオンラインで録画中継されています。
Apple WWDC 2006
前回書いた、Macの音声も聞けます。

shioが撮影した写真のフォトセット、1,000アクセスを超えております。
http://www.flickr.com/photos/shio/sets/72157594229258566/

IMG_8594.jpg

さてその10ポイントのうちの(8) Mail。Macに標準装備のメールソフト“Mail” が大幅に機能アップするとのこと。“Mail” が「Stationary」、「Notes」、そして「To Do」として機能するようになるそうです。メールが情報流通の中心になっている現在、この方向は必然なのかもしれません。

IMG_8591.jpg

その“Mail” 。shioは最近、久しぶりに、メールの扱い方を根本的に変えてみました。
10日ほどこの方法で“Mail” を使っていますが、とても気に入っています。

前回メールの扱い方を変えたのは数年前。Macに標準装備のメールソフト、“Mail”を使い始めたとき。(←このネーミング、ややこしいので、shioは“Mail” と表記することにしました。「Mail.app」などと表記されることもあるけれど、やっぱりMailはMailなので。)それまではメールソフトの名作ARENAで、受信したメールが自動的にそれぞれのフォルダに入るように振り分けていました。でもMailを使い始めてからは、受信したメールはすべて受信箱にたまるようにし、スマートフォルダで自動的に抽出するようにしました。それが“Mail” 流の使い方。スマートフォルダはフォルダ自体に属性を持たせることができるので、ひとつのメールを複数の視点で抽出することができるため、振り分けてしまうより便利です。
<ことえり単語登録Tips:読み「める」で「メール」(サ変名詞)、読み「めいる」で「“Mail”」を登録しています>

さて、さきごろ、.macのメールボックス(オンラインのメールボックス)がパンク寸前になりました。.macメールには140MB割り当ててあります。もちろん割り当てを増やせばいいことだし、古いメールをMacに保存して.macからは消去してしまえばすむことです。でもこれを機会に、メールの扱い方を抜本的に考え直してみることにしました。最近、メールが未読のままだったり、既読になっているのに実は読んでいなかったり、後で返信しようと思っていて未返信のままになったりということがあって、どうにかしたいと思っていたからです。

前述のとおり、ここ数年は、いくつかあるメールアドレス宛てに来たメールが、すべて受信箱の中に入っている状態。半年に1回、1万通以上たまった半年分のメールを別のフォルダに移動させて、受信箱を空にし、また次の半年間、受信箱にメールをためて……、ということを繰り返していました。必要なメールは検索で探したり、スマートフォルダをクリックすれば見つかります。とはいえ、これではメールを扱いきれなくなっているのは上記の通り。

いろいろ考え、オンラインの情報を調べてみました。
発想の転換を促してくれたのはこの記事。
http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0608/01/news014.html

なるほど、メールボックスを空にするのか……。そんなことができるかなぁ。
とりあえず、その記事の説明にしたがい、自分のGmailアカウントを開き、すべてのメールを「アーカイブ」してみました。すっきり!!
受信箱にメールがない状態なんて、いままで普段ならありえなかったので、これはすごく新鮮。
メールに関しては何もしなくていい気分になります(もちろんそれは錯覚だけど)。
確かに、すでに読んだメールとか、返信をすませたメールが受信箱に何千もたまっている状態って、不必要なものをいつも目にしているということ。必要がなくなったものはさようなら。それなら、必要なメールだけが常に目の前にあるし、それさえ終わらせちゃえばメール関連の仕事は終了。

さて、Gmailでそれができたので、他のいくつかのアカウントに関しても同じようにする方法を思案。つまり、Macの“Mail” で受信箱をスッキリ空にする方法を考える。.macには、Gmailのような「アーカイブ」という機能がないので、どこか別のフォルダに保存する必要があります。最初、Macの中に別のフォルダを作ってそこに逐一保存しようとしましたが、それだと複数使っているMacでメールの同期が取れない。そこで、.macの方にある「save」フォルダに、作業が終わったメールを移すことにしました。これなら、メールは依然としてオンラインにあるから、複数のMac間での同期がとれます。

さらにもうひとつ。
ルール(受信したメールに対して自動的に施される措置。“Mail” の「環境設定」で「ルール」を選んで設定します)をひとつ作りました。受信したメールに、すべて自動的にフラグを立てるようにしたのです。そうすると、いままでは「未読」かどうかだけで作業の必要性をマークしていたのが、二重化されます。従来、メールを読んで、さらなる作業を必要とする場合は、もう一度「未読」に戻すことによって、それをマークしていました。でもこれだと何かの拍子にそのメールを再度開いてしまった場合に、簡単に既読に変わってしまい、そのまま新たに舞い込むメールの下に埋もれてしまうことがありました。また未読メールが受信箱にあると、Dockの“Mail” アイコンにいつでも未読件数が赤く表示されていて、目障り。常に未読がたくさんあるので、マークとしての役目も果たしていませんでした。でもフラグを立てておけば、意識的にフラグを消すまで、マークは残っているし、未読件数はいつもゼロ。本当に新規のメールが受信されたときだけ赤いマークがつくようになってDockもすっきり。

これで“Mail” を運用してみています。
確かにアーカイブ作業(“Mail” で、不要になったメールをSaveフォルダにDrag&Dropする作業)がひとつ増えて面倒かと思っていたけれど、まとめてDrag&Dropするだけなので、手間はとても小さい。上記の記事でも指摘されていた通り、スッキリ感が得られるほうが、はるかに効果が大きい。

そんなわけで、現在、shioの“Mail” の受信箱(inbox)はほぼいつも空。いい気分です。

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GR Digital

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Comments

ご無沙汰しています。
今度のOS付属Mailは、日本語ファイル名の添付ファイルに関するバグが修正されている事をとても期待しています・・・・

いつも興味深く読ませていただいています。
メールの位置づけはどんどん大きくなっていますね。いろんな方の工夫をうまく取り込んでいきたいと思っています。
今回ご紹介いただいた方法は、私も自然と似たようなやり方をしておりました。私は年ごとのフォルダを作り、処理が終わったものからどんどんそちらに移動していました。コマンド+オプション+Tというショートカットキーで簡単に移動できますので、便利です。
それでもいつの間にか受信箱が溜まってきてしまい、今でも100通近くあります。処理できていないものがこれだけ溜まっているのか、とやはり気が重くなりますね。返信メールを作成して移動させてしまう、という手も積極的に利用していこうかと思いました。
ただ、受信フォルダもそうなのですが、下書きフォルダも長い間放置していて、その間にアカウントを変更してしまった場合、昔のアカウントにあったメールの内容がダウンロードされなくて読めない、という事態に何度か遭遇してしまいました。処理を怠っていたのが悪いのですが、そのようなメールだけに、ヘッダだけ残って本文が読めなくなるというのはかなりイタイです。そのこともあって、受信箱にはなるだけ残さないようにしています。タイム・マシンはそのようなメールも復活させてくれるのでしょうか。楽しみですね。

仕事中のリフレッシュで見に来ました。
メールの整理、私も同様の使い方をしています。
でもゼロにはならないですね。100以上は要整理、50以下なら快適。

今度モルジブに行ってきます。

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